Terminos y Condiciones de Servicio Diseño Grafico y Merchandising

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Términos y Condiciones de Servicios de Diseño Gráfico y Merchandising

1. Objeto, Alcance y Aceptación de los Términos de Diseño Gráfico y Merchandising

1.1. Objeto del Contrato de Servicios de Diseño Gráfico, Piezas Publicitarias y Merchandising

El presente marco normativo y reglamentario tiene por objeto regular las relaciones comerciales, operativas, técnicas y de propiedad intelectual derivadas de la prestación de servicios de diseño gráfico, diagramación editorial, creación de piezas publicitarias para medios físicos y digitales, ilustración, maquetación de empaques (*packaging*), diseño y conceptualización de artículos promocionales y material publicitario (*merchandising*) por parte de EMSO Creative Studio S.A.S. (en adelante, la "Agencia") a favor de personas naturales o jurídicas (en adelante, el "Cliente").

  • Naturaleza de la Obligación: Los servicios prestados por la Agencia constituyen obligaciones de medio y no de resultado estético subjetivo, fundamentadas en la aplicación profesional de técnicas de diseño, pre-prensa digital, teoría de la composición, diagramación y especificaciones técnicas de producción y fabricación.
  • Delimitación de las Entregas: Las obligaciones de la Agencia se circunscriben estrictamente a los entregables gráficos, artes finales o prototipos de merchandising acordados explícitamente en la Propuesta Comercial o Cotización Formal aprobada. Cualquier requerimiento técnico, adaptación a nuevos formatos, variaciones de tamaño o piezas adicionales que no figuren en dicho alcance inicial constituirán un servicio suplementario sujeto a re-cotización independiente.

Los presentes Términos y Condiciones de Servicios de Diseño Gráfico y Merchandising son de carácter general, vinculante y obligatorio para todos los proyectos, órdenes de trabajo, contratos y cotizaciones ejecutadas por la Agencia, tanto en el territorio de la República de Colombia como a nivel internacional.

  • Integración Normativa Automática: Este documento se entiende incorporado de manera automática e inalienable a toda propuesta económica, factura de venta, orden de compra, comprobante de pago o contrato de prestación de servicios celebrado entre la Agencia y el Cliente.
  • Supremacía Contractual: El inicio de cualquier trabajo creativo, recepción de briefing o envío de insumos implica la aceptación plena de estas disposiciones jurídicas y operativas, las cuales prevalecen sobre cualquier condición de compra o término unilateral emitido por el Cliente que pretenda alterar el equilibrio económico o la titularidad de los derechos de la Agencia.

1.3. Aceptación de Términos mediante Firma, Pago de Anticipo o Aprobación de Cotización

La aceptación formal y vinculante de estos Términos y Condiciones por parte del Cliente no requiere necesariamente de un contrato físico protocolizado ante notario, bastando para su plena validez y exigibilidad legal la ocurrencia de cualquiera de los siguientes hechos jurídicos equivalentes:

  • Aprobación Escrita de la Cotización: La manifestación explícita de aprobación de la propuesta comercial vía correo electrónico oficial, sistemas de firma digital o canales de comunicación corporativos autorizados por la Agencia.
  • Acreditación Financiera del Anticipo: La realización de la consignación, transferencia bancaria o pago digital del porcentaje establecido como anticipo (deposit / retainer) para el inicio de las labores de diseño o pre-producción de merchandising.
  • Envío de Insumos y Briefing Técnico: El suministro formal de textos, logotipos vectoriales, especificaciones de imprenta, guías de corte o manuales de marca por parte del Cliente tras la emisión de la propuesta comercial.
  • Validez bajo Comercio Electrónico: De conformidad con el Código de Comercio Colombiano (Artículos 845 y siguientes) y la Ley 527 de 1999 sobre Comercio Electrónico y Mensajes de Datos, la concurrencia de cualquiera de estos actos constituirá prueba irrefutable de la voluntad de contratar y de la aceptación incondicional de las cláusulas contenidas en este documento.

1.4. Prevalencia de las Condiciones de Diseño Gráfico sobre Acuerdos Verbales

El presente texto normativo, junto con la Propuesta Comercial aprobada y el Briefing de Diseño formalizado, constituye el **Acuerdo Íntegro (Entire Agreement)** entre la Agencia y el Cliente, reemplazando y dejando sin efecto cualquier comunicación previa:

  • Invalidez de Acuerdos Informales: Ninguna promesa verbal, instrucción telefónica, mensaje en aplicaciones de mensajería instantánea (ej. WhatsApp, Telegram) o comentario vertido en reuniones de trabajo no minutadas alterará ni derogará lo estipulado en estos Términos.
  • Exigencia de Formato Escrito: Cualquier modificación, extensión de plazos, exoneración de costos o cambio en las especificaciones técnicas de las piezas o artículos de merchandising solo tendrá validez si consta por escrito en un Anexo Contractual o *Change Request* aprobado por el Representante Legal o Gerente de Proyecto designado por EMSO Creative Studio S.A.S.

1.5. Modificaciones y Actualizaciones a los Términos de Servicio

EMSO Creative Studio S.A.S. se reserva el derecho de actualizar, modificar o complementar el contenido de los presentes Términos y Condiciones en cualquier momento, con el fin de adaptarlos a reformas legislativas, variaciones en los procesos de pre-prensa, actualizaciones en estándares de fabricación de merchandising o cambios en sus modelos operativos.

  • Oponibilidad y Publicación: Las modificaciones surtirán efectos legales a partir del momento de su publicación en la wiki pública o sitio web oficial de la Agencia.
  • Garantía para Proyectos en Curso: Para proyectos cuyo anticipo haya sido efectivamente cancelado antes de la publicación de una reforma, se mantendrán vigentes las condiciones aplicables al momento de la contratación, salvo que los ajustes respondan a imperativos legales, tributarios o de propiedad intelectual de orden público que exijan su cumplimiento inmediato.

2. Fases del Proceso de Diseño Gráfico, Editorial y Merchandising

2.1. Etapa 1: Recepción de Briefing, Especificaciones Técnicas de Imprenta y Materiales

La fase inicial del proyecto de diseño gráfico, diagramación editorial o desarrollo de artículos promocionales (Fase de Requerimientos Técnicos e Insumos) tiene por objeto consolidar la información estratégica, estética y técnica indispensable para la viabilidad de las piezas.

  • Diligenciamiento del Briefing y Suministro de Especificaciones: El proyecto inicia formalmente tras la entrega del *Brief de Diseño* o la consolidación del documento de requerimientos por parte del Cliente. Para piezas destinadas a impresión física o fabricación de merchandising, el Cliente se obliga a suministrar las **Fichas Técnicas de Imprenta / Fabricante**, especificando:
    • Medidas exactas de troquel, área de impresión, sangrados (*bleed*) y zona de seguridad.
    • Modos de color requeridos por el proveedor (CMYK, tintas planas Pantone®, escala de grises).
    • Tipo de sustrato o material (papel, textil, acrílico, metal, cerámica, polímeros) y técnica de estampado/impresión (litografía, serigrafía, tampografía, bordado, grabado láser, sublimación, flexografía, impresión digital).
  • Evaluación de Insumos Visuales y Textos: La Agencia auditará la calidad de los logotipos, imágenes y textos entregados por el Cliente. Si los logotipos no se encuentran en formato vectorial (.AI, .EPS, .SVG) o si las imágenes poseen una resolución inferior a 300 DPI para piezas impresas, se notificará al Cliente para su reemplazo o para cotizar la vectorización o retoque digital como un servicio adicional.
  • Congelamiento de Ficha Técnica: La validación de los parámetros técnicos en esta etapa congela las medidas y especificaciones de las piezas. Cualquier modificación posterior en las medidas del troquel o en las especificaciones del fabricante exigirá la reestructuración del trabajo bajo un *Change Request*.

2.2. Etapa 2: Conceptualización, Maquetación y Bocetaje Inicial

Una vez recibidos y validados la totalidad de los insumos y las especificaciones técnicas, EMSO Creative Studio S.A.S. iniciará el proceso creativo y la estructuración de la propuesta estética.

  • Exploración Creativa y Maquetación: La Agencia desarrollará internamente la dirección de arte, grillas de diagramación, paletas de color contextuales, jerarquías tipográficas y esquemas compositivos acordes con el manual de marca del Cliente o los objetivos comerciales de la campaña.
  • Presentación de la Propuesta Inicial / Boceto Maestro: La Agencia presentará la cantidad de propuestas o bocetos iniciales estipulada explícitamente en la Propuesta Comercial (típicamente una [1] o dos [2] alternativas conceptuales completas para la pieza principal o portada/página tipo en proyectos editoriales).
  • Validación de la Dirección Estética: El Cliente deberá evaluar la propuesta presentándole a la Agencia su aprobación o retroalimentación dentro de los plazos estipulados en la Sección 4.4. La selección y aprobación de la ruta conceptual en esta etapa habilita el desarrollo masivo o diagramación completa de las piezas en la Etapa 3.

2.3. Etapa 3: Desarrollo de Piezas, Diagramación y Modelado/Mockups de Merchandising

Con la ruta conceptual aprobada, la Agencia procederá a la ejecución integral, diagramación detallada y adaptación de los contenidos sobre las piezas finales o líneas de artículos promocionales.

  • Diagramación Editorial y Producción Gráfica:
    • Vaciado y maquetación de textos, tablas, gráficos, infografías y material fotográfico en software profesional de maquetación (Adobe InDesign, Illustrator, Photoshop).
    • Aplicación rigurosa de hojas de estilo tipográfico, alineaciones, micro-tipografía, paginación, retículas base e índices en publicaciones editoriales (catálogos, revistas, memorias corporativas, libros).
  • Desarrollo de Merchandising y Empaques (Packaging):
    • Proyección del diseño gráfico sobre los planos mecánicos (*dielines* / planos de troquel) de empaques, cajas, etiquetas o estructuras tridimensionales.
    • Generación de visualizaciones hiperrealistas o fotomontajes (*Mockups 3D*) para ilustrar la apariencia final del producto promocional (camisetas, mugs, bolígrafos, termos, bolsas ecológicas, pendrives, carpetas) con la aplicación de la marca, estampados, bordados o grabados.
  • Límite de la Etapa: En esta fase se aplican las Rondas de Revisión normadas en la Sección 5 para realizar ajustes menores de texto, composición o color dentro de la ruta aprobada.

2.4. Etapa 4: Pre-prensa Digital, Pruebas de Color y Pre-producción de Merchandising

Aprobado el contenido visual y la diagramación de las piezas, la Agencia somete los archivos al proceso técnico de **Pre-prensa Digital / Preprensa**, garantizando que los documentos cumplan con los estándares exigidos por las máquinas de impresión e industrias litográficas o de estampado.

  • Verificación Técnica de Pre-prensa (Preflight):
    • Conversión y calibración de perfiles de color a CMYK o asignación de códigos Pantone® exactos.
    • Verificación de resolución de imágenes (mínimo 300 DPI a escala 1:1), incrustación de vínculos y trazado de fuentes tipográficas a curvas vectoriales.
    • Configuración de sangrados (*bleeds*), marcas de corte, marcas de registro, sobreimpresión (*overprint*) y reventado (*trapping*) para evitar calados indeseados en imprenta.
  • Gestión de Pruebas de Color y Muestras Físicas (Proofing):
    • Pruebas de Color Digital / Matchprint: En caso de ser contratado, la Agencia generará o supervisará pruebas de color calibradas (Plotter de prueba ISO) antes de la impresión masiva.
    • Muestras Pre-producción de Merchandising: Para tirajes masivos de merchandising, se gestionará (a costa del Cliente o según propuesta) el prototipo o muestra física inicial (*Pre-production Sample*) producida por el fabricante para la validación de materiales, textura, tono de tinta y calidad de estampado o bordado.

2.5. Etapa 5: Aprobación de Arte Final (OK to Print / OK de Producción) y Entrega de Archivos

La fase final del proceso comprende la validación definitiva de los artes por parte del Cliente y la expedición de los archivos de alta resolución listos para máquina.

  • Firma del "Arte Final Aprobado" (OK to Print / Sign-off): El Cliente emitirá la aprobación formal por escrito del documento final de pre-prensa. Esta aprobación constituye el hito de cierre del diseño y libera de forma absoluta a la Agencia de responsabilidad por errores ortográficos, de texto, omisiones o inconsistencias presentes en la pieza aprobada, conforme a la Sección 5.4.
  • Condición Suspensiva de Pago: La entrega de los archivos maestros de pre-prensa (.PDF de alta resolución) o el envío de la orden de producción a fábrica se encuentra sujeta a la condición suspensiva de la liquidación y pago del cien por ciento (100%) de los honorarios facturados por la Agencia.
  • Suministro del Paquete de Salida (Output Package): Cumplida la condición de pago, la Agencia enviará al Cliente o directamente al proveedor de imprenta designado el enlace seguro con los archivos PDF/X-1a, PDF/X-4 de alta resolución con sangrados y marcas de corte, o los archivos vectoriales ajustados a las máquinas de grabado/estampado.
  • Cierre de Proyecto y Acta de Entrega: Se dará por concluida la orden de trabajo, iniciando el período de garantía de archivo de quince (15) días calendario según se regula en la Sección 8.

3. Propuestas Comerciales, Cotizaciones, Piezas Adicionales y Change Requests

3.1. Estructura de la Propuesta Comercial y Validez de las Cotizaciones

Toda prestación de servicios de diseño gráfico, diagramación editorial, desarrollo de empaques o conceptualización de artículos de merchandising se estructurará mediante una **Propuesta Comercial o Cotización Formal** emitida por EMSO Creative Studio S.A.S. (en adelante, la "Agencia"), en la cual se especificarán las características técnicas, entregables, honorarios, impuestos aplicables y el cronograma estimado de ejecución.

  • Período de Validez de la Cotización: Las propuestas comerciales tendrán un período de vigencia de **quince (15) días calendario** contados a partir de su fecha de expedición. Transcurrido dicho plazo sin que se verifique la aceptación escrita y el pago del anticipo por parte del Cliente, la Agencia se reserva la facultad de reajustar los honorarios, costos de materiales o plazos de entrega.
  • Estructura Desglosada: La propuesta comercial detallará explícitamente el número de piezas gráficas a diseñar, las dimensiones o formatos autorizados, las rondas de revisión incluidas y la especificación de si los valores corresponden únicamente a honorarios de diseño o si incluyen la gestión y fabricación física de merchandising.
  • Ajustes por Inflación y Proveedores Extranjeros: Cotizaciones que incluyan la adquisición de insumos de impresión, materias primas de merchandising o licencias de terceros cotizadas en moneda extranjera (USD/EUR) sufrirán los reajustes proporcionales en la facturación final si se presentan variaciones en la Taza Representativa del Mercado (TRM) superiores al cinco por ciento (5%) antes del pago del anticipo.

3.2. Delimitación Estricta del Alcance (Scope of Work - SOW) por Pieza o Formato

El documento de Propuesta Comercial aprobada fija de forma restrictiva e inalterable el **Alcance del Trabajo (Scope of Work - SOW)** contratado por el Cliente.

  • Principio de Especificidad de Formato: El servicio de diseño gráfico se cotiza para medidas, proporciones, número de páginas, sustratos o formatos técnicos previamente delimitados. El diseño de un catálogo impreso no incluye la adaptación automática a formato digital e-pub o interactivo, ni el diseño de un volante comercial incluye su rediseño para adaptarlo a formato banner para redes sociales, a menos que conste de forma explícita en la propuesta.
  • Inexistencia de Inclusiones Implícitas: Servicios tales como redacción de textos (*copywriting*), corrección ortotipográfica, toma de fotografía de producto, ilustración compleja no estándar, compra de licencias tipográficas corporativas o preparación de troqueles físicos adicionales no se entenderán incluidos bajo la tarifa estándar de diseño.

3.3. Protocolo para Solicitudes de Cambio (Change Request - CR) y Ajustes de Medidas

Cuando el Cliente requiera modificar las especificaciones técnicas, dimensiones, formato, orientación o estructura de una pieza gráfica o artículo de merchandising con posterioridad a la aprobación de la cotización inicial, se activará el procedimiento de **Solicitud de Cambio (Change Request - CR)**:

  • Formalidad Escrita: Toda solicitud de modificación deberá tramitarse formalmente por escrito vía correo electrónico por el Interlocutor Único Autorizado del Cliente.
  • Evaluación de Impacto por la Agencia: Recibida la solicitud, la Agencia emitirá un documento de *Change Request* que detallará:
    • El costo adicional por la re-diagramación, rediseño o ajuste de los planos mecánicos.
    • La extensión de las fechas de entrega y el impacto en el cronograma de pre-prensa o producción.
  • Cobro de Trabajo Realizado: Si el ajuste de medidas o especificaciones ocurre cuando la Agencia ya ha avanzado en la diagramación sobre las medidas anteriores, el Cliente deberá cancelar el tiempo de diseño invertido en el formato descartado además del costo de adaptación al nuevo formato.

3.4. Inclusión de Piezas Gráficas o Materiales de Merchandising Adicionales

En el evento de que durante el desarrollo del proyecto el Cliente solicite el diseño de piezas gráficas suplementarias (ej. versiones para redes sociales, etiquetas secundarias, variantes de color de producto o nuevos artículos promocionales):

  • Cotización Adicional: La Agencia emitirá una adición presupuestal basada en las tarifas corporativas vigentes por pieza o por hora de diseño adicional.
  • Independencia de Pagos: La adición de nuevas piezas no suspenderá ni prorrogará los vencimientos de pago ni la facturación de las piezas gráficas o desarrollos de merchandising ya concluidos o en proceso según el cronograma inicial.

3.5. Re-cotización por Cambio de Especificaciones Técnicas del Proveedor de Imprenta o Fabricante

Si durante la fase de pre-prensa digital o pre-producción de merchandising, el proveedor de imprenta, litografía o fabricante seleccionado por el Cliente modifica sus requerimientos técnicos (tales como cambios en las medidas del troquel, área útil de impresión, tecnología de estampado o límites de sangrado):

  • Obligación de Notificación Inmediata: El Cliente debe remitir a la Agencia las nuevas fichas técnicas del fabricante antes de la exportación de artes finales.
  • Facturación de Rediagramación Técnica: Si el cambio en las especificaciones del fabricante obliga a rehacer la pre-prensa, reordenar la maquetación editorial o ajustar los planos de troquel (*dielines*), la Agencia facturará las horas de pre-prensa adicionales requeridas bajo la tarifa de soporte técnico, eximiéndose de responsabilidad por demoras en la entrada a imprenta.

4. Insumos del Cliente, Contenidos, Corrección de Estilo y Licencias

4.1. Suministro de Textos, Logotipos Vectoriales, Fotografías e Insumos Gráficos

Para la correcta ejecución de los trabajos de diseño gráfico, maquetación editorial y merchandising, el Cliente está obligado a suministrar a la Agencia la totalidad de los insumos requeridos en los formatos técnicos profesionales exigidos:

  • Formatos de Textos: Los textos corporativos, contenidos editoriales, tablas de precios, listas de ingredientes, fichas técnicas o información legal deben ser entregados en documentos de texto editables (.DOCX, .TXT) completamente finalizados y revisados por el Cliente.
  • Formatos de Logotipos y Marcas: Los logotipos e isotipos del Cliente o sus patrocinadores deben suministrarse en formatos vectoriales editables (.AI, .EPS, .SVG, .PDF vectorial). La Agencia no se hace responsable por la pérdida de nitidez en la impresión si el Cliente insiste en el uso de logotipos en formatos ráster de baja resolución (.JPG, .PNG de web).
  • Formatos e Imágenes Fotográficas: Las imágenes o fotografías provistas por el Cliente deben poseer una resolución mínima de **300 DPI a escala 1:1 (tamaño real de impresión)** en espacio de color CMYK o RGB no comprimido.

El Cliente garantiza de manera incondicional e irrevocable que es el único titular de los derechos de propiedad intelectual, marcas, patentes y derechos de autor sobre la totalidad de los insumos, imágenes, fotografías, ilustraciones, textos, logotipos y muestras de producto que entregue a la Agencia para ser incorporados en los diseños o piezas de merchandising.

  • Exoneración de Verificación a la Agencia: EMSO Creative Studio S.A.S. no estará obligada a realizar investigaciones sobre la titularidad, autenticidad o vigencia de las licencias de los materiales provistos por el Cliente.
  • Blindaje Legal e Indemnidad: El Cliente mantendrá indemn e indemne a la Agencia, a sus socios y empleados frente a cualquier acción judicial, investigación administrativa de autoridades regulatorias (como la Superintendencia de Industria y Comercio - SIC), demandas por infracción de marcas, competencia desleal, publicidad engañosa o violación de derechos de autor entabladas por terceros con ocasión de los insumos aportados por el Cliente.

4.3. Exclusión de Corrección de Estilo, Revisión Ortográfica y Redacción

Salvo que la Propuesta Comercial incluya de forma explícita el servicio de "Redacción Creativa, Copywriting o Corrección Ortotipográfica Editorial":

  • Naturaleza del Servicio de Diseño: La Agencia actúa exclusivamente como maquetadora y diseñadora visual. Los diseñadores vaciarán los textos en las piezas gráficas exactamente en la forma, redacción, ortografía y sintaxis en que fueron entregados por el Cliente.
  • Exclusión de Responsabilidad por Errores Gramaticales: La Agencia no realiza revisión de estilo, corrección de ortografía, verificación de cifras ni control de concordancia gramatical. Cualquier error u omisión gramatical presente en el texto original del Cliente y reproducido en el diseño o en la impresión final será de responsabilidad exclusiva del Cliente.

4.4. Aprobación Oportuna de Artes Finales y Designación de Interlocutor Único

La fluidez y cumplimiento de las fechas de entrada a imprenta o producción masiva de merchandising exige una comunicación centralizada y oportuna:

  • Designación del Interlocutor Único (SPOC): El Cliente designará a un **Interlocutor Único Autorizado**, quien centralizará la retroalimentación de la junta directiva o equipo del Cliente y será la única persona facultada para autorizar *Change Requests*, aprobar artes finales y emitir el *OK to Print*.
  • Plazo Estándar para Revisiones: El Cliente dispondrá de un plazo máximo de **cinco (5) días hábiles** tras la entrega de un boceto o prueba digital para remitir sus comentarios o la aprobación formal. El retraso en la respuesta desplazará automáticamente la fecha de entrega y la programación con la imprenta o fabricante.

4.5. Responsabilidad Exclusiva del Cliente sobre la Veracidad de Información en Piezas Impresas (Fe de Errores)

La aprobación del Arte Final (mecanismo del *OK to Print* / *OK de Producción*) por parte del Cliente constituye una manifestación de voluntad perentoria sobre la revisión total de la pieza.

  • Examen Obligatorio Previo a la Impresión: Antes de emitir la aprobación del Arte Final, el Cliente está obligado a revisar minuciosamente:
    • Datos de contacto, números telefónicos, direcciones, códigos QR, enlaces web y correos electrónicos.
    • Precios, porcentajes de descuento, códigos de barras, gramajes e ingredientes.
    • Ortografía, fechas, horas de eventos, nombres de personas, cargos y logos de patrocinadores.
  • Inexistencia de Responsabilidad Financiera por Reimpresiones: Una vez otorgado el *OK to Print* o la aprobación por escrito del arte final por el Interlocutor Autorizado, la Agencia no asumirá bajo ninguna circunstancia el costo de reimpresión física, merma de materiales, recambio de artículos de merchandising ni indemnizaciones por fe de errores derivado de fallas, errores ortográficos o datos incorrectos que no hayan sido detectados por el Cliente durante la fase de revisión.

5. Rondas de Revisión, Pruebas de Impresión y Criterios de Aprobación

5.1. Definición y Límite de Rondas de Revisión en Piezas Gráficas y Merchandising

Para garantizar la eficiencia operativa, el cumplimiento estricto de las fechas de entrada a imprenta o fabricación masiva, y la sostenibilidad económica del proyecto, la prestación de servicios de diseño gráfico, diagramación editorial y conceptualización de artículos de merchandising por parte de EMSO Creative Studio S.A.S. (en adelante, la "Agencia") está sujeta a un número delimitado de **Rondas de Revisión**.

  • Alcance Estándar de Revisiones: Salvo que la Propuesta Comercial aprobada estipule explícitamente un número diferente, cada pieza gráfica, composición de empaque o artículo de merchandising contratado incluye un máximo de **dos (2) rondas de revisión y ajustes**.
  • Definición Operativa de Ronda de Revisión: Se entiende por Ronda de Revisión el ciclo formal en el cual la Agencia entrega un avance o propuesta gráfica, el Cliente evalúa el material y remite una solicitud consolidada de ajustes, y la Agencia implementa las correcciones aplicables dentro de la misma dirección estética aprobada.
  • Naturaleza de los Ajustes Permisibles: Las revisiones deben circunscribirse a pulir, corregir o calibrar elementos de diagramación, tipografía, composición de textos o tono de color sobre la propuesta seleccionada. **Las rondas de revisión no facultan al Cliente para exigir el descarte total del concepto aprobado, la modificación de las dimensiones del troquel ni la creación de un nuevo diseño desde cero**, lo cual se considerará una reestructuración del proyecto bajo la Sección 3.3.

5.2. Protocolo para la Presentación de Feedback Consolidado por Escrito

Toda solicitud de modificación, corrección o ajuste planteada por el Cliente debe tramitarse mediante un procedimiento estricto de comunicación escrita y centralizada:

  • Consolidación Única y Canal Oficial: El *feedback* debe ser remitido en un único documento o mensaje de correo electrónico unificado, expedido exclusivamente por el **Interlocutor Único Autorizado (SPOC)** designado por el Cliente.
  • Prohibición de Instrucciones Fragmentadas: La Agencia no procesará solicitudes de cambio dispersas, correcciones enviadas a través de mensajes de voz, chats de mensajería instantánea (ej. WhatsApp, Telegram), ni notas parciales provenientes de distintos departamentos, socios o empleados del Cliente.
  • Criterios de Claridad Técnica: Los comentarios deben ser específicos, legibles y descriptivos. En piezas editoriales o catálogos, el Cliente debe indicar la página exacta, el párrafo y el texto de reemplazo expreso. En merchandising o empaques, se debe señalar la cara, solapa o plano mecánico sujeto a modificación.

5.3. Agotamiento de Rondas de Revisión e Incurrencia en Tarifas Adicionales

Cuando el Cliente requiera revisiones adicionales tras haber agotado las rondas contempladas en la propuesta comercial:

  • Notificación de Agotamiento: La Agencia informará formalmente al Cliente la finalización de la última ronda de revisión contratada antes de proceder con cualquier trabajo suplementario.
  • Facturación de Rondas Extraordinarias: Cada ronda adicional de ajustes se facturará como una **Ronda Extraordinaria de Revisión** bajo la tarifa por pieza de la Agencia o mediante el cobro de la tarifa por hora de diseño/pre-prensa corporativa vigente.
  • Requisito de Aprobación Previa: La Agencia no ejecutará ajustes suplementarios ni modificará los archivos hasta tanto el Cliente no apruebe por escrito la cotización adicional correspondiente a dichas revisiones extra.

5.4. Aprobación Formal de Arte Final (Sign-off / OK to Print) y Responsabilidad sobre Errores Impresos

El hito determinante antes de enviar cualquier pieza gráfica a producción masiva, impresión litográfica o fabricación de merchandising es la firma y aprobación formal del **Arte Final (OK to Print / OK de Producción / Sign-off)**.

  • Irreversibilidad del Sign-off: La emisión escrita del *OK to Print* por parte del Interlocutor Autorizado del Cliente constituye la aceptación total, definitiva e irrevocable del diseño, diagramación, ortografía, dimensiones, textos, logotipos y códigos contenidos en la pieza.
  • Liberación de Responsabilidad de la Agencia: Una vez otorgada la aprobación formal del Arte Final, **la Agencia queda plena y legalmente exonerada de cualquier responsabilidad económica o legal por errores tipográficos, textos faltantes, datos incorrectos, precios erróneos o fallas de maquetación que no hayan sido corregidos por el Cliente durante el proceso de revisión**.
  • Asunción de Costos de Reimpresión o Destrucción por el Cliente: Si la pieza es impresa o fabricada con errores presentes en el Arte Final aprobado por el Cliente, la totalidad de los costos de reimpresión, merma de papel, destrucción de insumos de merchandising, pérdida de materiales y fletes serán asumidos de forma exclusiva e íntegra por el Cliente.

5.5. Aprobación Implícita por Silencio Administrativo

Para evitar la paralización indefinida de la línea de diseño, el bloqueo de la agenda creativos y el almacenamiento de proyectos pendientes:

  • Configuración del Silencio Administrativo: Si tras la entrega de una propuesta gráfica, prueba de pre-prensa o montaje de merchandising por parte de la Agencia, el Cliente no emite comentarios, objeciones ni la aprobación escrita dentro de un plazo máximo de **diez (10) días hábiles**, se configurará la **Aprobación Implícita por Silencio Administrativo**.
  • Efectos Jurídicos y Financieros: La configuración de la aprobación implícita faculta a la Agencia para:
    • Dar por aprobada formalmente la fase entregada y proceder a la facturación del hito correspondiente según la propuesta comercial.
    • Emitir el cobro del saldo adeudado, el cual será plenamente exigible como título ejecutivo.
    • Dar por concluido el servicio de diseño y archivar el proyecto si la falta de comunicación se extiende por más de quince (15) días calendario.

6. Especificaciones Técnicas, Pre-prensa, Pruebas de Color e Impresión / Fabricación

6.1. Estándares de Pre-prensa Digital (CMYK, Pantone®, Sangrados/Bleed, Zonas de Corte)

Para asegurar que los archivos digitales respondan a los requerimientos de la industria litográfica, flexográfica, serigráfica o de grabado industrial, la Agencia aplica estándares técnicos de pre-prensa profesional:

  • Modos y Perfiles de Color: Todos los archivos destinados a impresión física se procesarán exclusivamente en el espacio de color **CMYK** (Cyan, Magenta, Yellow, Key/Black) o en tintas planas especificadas bajo el catálogo **Pantone® Matching System (PMS)**, aplicando perfiles de color estandarizados (ISO / Fogra).
  • Resolución de Imágenes y Trazado Vectorial: Las fotografías e imágenes incorporadas tendrán una resolución mínima de **300 DPI (puntos por pulgada)** a escala real (1:1). Todos los elementos tipográficos, isotipos e ilustraciones se entregarán convertidos a curvas vectoriales.
  • Sangrados (*Bleed*) y Márgenes de Seguridad: Las piezas incluirán sangrados perimetrales estándar (3 mm a 5 mm según la ficha del fabricante) y una **Zona de Seguridad Interior** (mínimo 3 mm a 5 mm desde la línea de corte) para evitar la mutilación de textos o logotipos durante el proceso de guillotinado, troquelado o confección.

6.2. Tolerancia de Variación Cromática entre Monitores (RGB) e Impresión Física (CMYK/Pantone)

El Cliente comprende y acepta la existencia de divergencias físicas e insuperables entre la reproducción de color en dispositivos emisores de luz y la síntesis sustractiva de color en tintas sobre sustratos físicos:

  • Variación Luz vs. Pigmento: Los monitores de computador, tabletas y teléfonos móviles representan el color en el modelo **RGB** mediante emisión directa de luz. Los procesos de imprenta y fabricación representan el color mediante la mezcla de pigmentos e tintas en el modelo **CMYK / Pantone®**. Por consiguiente, **ninguna pantalla digital puede reflejar con exactitud del 100% el resultado impreso final**.
  • Impacto del Sustrato y Acabados: El tono final de la impresión o estampado variará según la porosidad, textura y blancura del papel o material (papel estucado/esmaltado vs. papel bond/offset, telas de algodón vs. poliéster, plásticos, metales, madera) y la aplicación de laminados (mate, brillante, barniz UV o estampación al calor / *stamping*).
  • Exoneración por Variaciones Tolerables: La Agencia no responderá por variaciones cromáticas dentro de los márgenes de tolerancia aceptados por la industria de las artes gráficas (hasta un 10% de variación tonal entre pantalla e impresión).

6.3. Pruebas de Color (Proofing / Matchprint) y Muestras Físicas de Merchandising (Pre-production Samples)

Cuando la exactitud del color o la textura del material sea crítica para la identidad de la marca o la campaña del Cliente:

  • Pruebas de Color Digital Calibrada (*Matchprint / Contract Proof*): La Agencia recomienda la elaboración de una prueba de color física calibrada bajo norma ISO antes del tiraje masivo. El costo de generación y envío de la prueba de color correrá por cuenta del Cliente.
  • Muestras Físicas de Merchandising (*Pre-production Samples*): Para producciones masivas de artículos promocionales (ej. camisetas, mugs, maletines, bolígrafos), el Cliente podrá solicitar la fabricación de una muestra física previa antes de autorizar la corrida total de producción. Dicha muestra se cotizará y facturará de forma independiente, y requerirá la aprobación escrita del Cliente.
  • Renuncia a Pruebas de Color: Si el Cliente decide omitir la prueba de color o la muestra física de pre-producción para acortar tiempos o reducir costos, asumirá de forma directa e incondicional el riesgo de cualquier variación de color o acabado en la producción final.

6.4. Deslinde de Responsabilidad sobre Errores de Impresión o Fabricación Ejecutada por Terceros

Salvo que el Cliente contrate explícitamente a la Agencia para la "Gestión y Supervisión Integral de Impresión y Fabricación" bajo la Sección 9:

  • Independencia de Servicios: La Agencia cumple con la entrega de los archivos de pre-prensa en formato digital (.PDF vectorial de alta resolución) ajustados a la ficha técnica entregada. **La Agencia NO actúa como imprenta, taller de serigrafía, fábrica de plásticos ni taller de confección.**
  • Deslinde de Fallas de Maquinaria o Proveedores: La Agencia no asumirá responsabilidad alguna por fallas operativas de la imprenta o fabricante contratado por el Cliente, tales como: descalce de registros de color, fallas de guillotinado, manchas de tinta, troquelados defectuosos, estampados desalineados, decoloración por tintas de baja calidad, demoras en las entregas del taller o manipulación inadecuada de insumos.
  • Canalización de Reclamos: Cualquier reclamo por defectos físicos de producción, acabado o transporte deberá ser tramitado por el Cliente de forma directa contra el proveedor de imprenta o fabricante seleccionado.

6.5. Margen de Tolerancia en Producción Masiva de Merchandising (Tirajes, Acabados y Merma)

En los procesos de fabricación industrial, estampación, serigrafía, bordado e impresión masiva de artículos de merchandising, aplican los márgenes de tolerancia reconocidos por la industria internacional de artículos promocionales:

  • Margen de Tiraje y Merma (Over-run / Under-run): En producciones físicas de merchandising, se acepta un margen de variación en la cantidad final entregada por la fábrica de hasta un **más o menos cinco por ciento (±5%) al diez por ciento (±10%)** sobre el tiraje contratado, derivado de la merma de montaje y control de calidad.
  • Tolerancia en Posicionamiento y Bordado: En procesos de tampografía, serigrafía manual, sublimación o bordado textil, se admite un margen de variación de hasta **3 milímetros a 5 milímetros** en el centrado o ubicación del logotipo entre unidades del mismo lote, así como ligeras variaciones en el grosor del hilo o densidad de puntada.
  • Aceptación de Criterios Industriales: Las variaciones comprendidas dentro de estos márgenes técnicos estándar no se considerarán defectos de fabricación ni darán lugar a devoluciones totales o cobros de penalidades a la Agencia.

7. Propiedad Intelectual, Licenciamiento y Condición Suspensiva de Pago

7.1. Titularidad Originaria de EMSO Creative Studio S.A.S. sobre Conceptos y Propuestas Rechazadas

De conformidad con las disposiciones de la Ley 23 de 1982 de la República de Colombia, la Decisión Andina 351 de 1993 y los convenios internacionales sobre derechos de autor, EMSO Creative Studio S.A.S. (en adelante, la "Agencia") es la titular originaria e inalienable de los derechos morales y patrimoniales sobre todas las exploraciones visuales, bocetos, maquetas, propuestas de composición, alternativas de empaque, muestras de merchandising y conceptos creativos generados durante el desarrollo del proyecto.

  • Protección del Material Descartado: La cesión o autorización de uso regulada en favor del Cliente recae única y exclusivamente sobre la **Pieza Gráfica o Arte Final Formalmente Aprobado y Liquidado**. Todos los conceptos previos, propuestas alternativas no seleccionadas, bocetos descartados y archivos de trabajo preliminares continúan siendo propiedad confidencial y exclusiva de la Agencia.
  • Prohibición de Uso de Conceptos Rechazados: Queda estrictamente prohibido que el Cliente o terceros bajo sus instrucciones reproduzcan, adapten, modifiquen, impriman o fabriquen piezas basadas en los conceptos o alternativas rechazadas. El uso no autorizado de material descartado constituirá una infracción penal y civil a los derechos de autor, facultando a la Agencia a exigir las indemnizaciones y sanciones legales correspondientes.

7.2. Naturaleza de los Derechos Cedidos sobre las Piezas Gráficas y Merchandising Aprobados

Cumplidos los requisitos contractuales y la condición suspensiva financiera, la Agencia cede al Cliente las facultades de explotación patrimonial sobre la versión final aprobada de las piezas gráficas o diseños de merchandising.

  • Alcance de la Cesión Patrimonial: La cesión autoriza al Cliente a reproducir, comunicar públicamente, distribuir e imprimir las piezas gráficas o fabricar los lotes de merchandising aprobados para el fin, marca y alcance comercial estipulado en la Propuesta Comercial.
  • Inalienabilidad de los Derechos Morales: Los **Derechos Morales de Autor** (incluyendo el derecho a la paternidad de la obra, el crédito en portafolios y el respeto a la integridad de la creación) son, por mandato legal, perpetuos, irrenunciables e inalienables, conservándose en todo momento en cabeza de la Agencia y sus diseñadores.

7.3. Condición Suspensiva del Pago del 100% de los Honorarios de Diseño

De acuerdo con lo normado en el Artículo 1530 del Código Civil Colombiano, la transferencia de los derechos patrimoniales sobre los diseños y la entrega de los archivos de salida o de pre-prensa digital están supeditadas a una **condición suspensiva de carácter financiero**.

  • Principio de la Condición Suspensiva: Ningún derecho de reproducción, comunicación pública o explotación comercial sobre las piezas gráficas o artículos de merchandising se entenderá transferido por la firma de propuestas o por el pago de anticipos parciales. La cesión patrimonial surtirá efectos jurídicos **única y exclusivamente cuando la Agencia reciba y concilie la totalidad (100%) del valor facturado por el proyecto**, incluyendo servicios de diseño, adiciones, pre-prensa y gastos de gestión.
  • Explotación Ilegal por Impago: Si el Cliente imprime, distribuye, pauta o comercializa las piezas gráficas o artículos de merchandising sin haber liquidado el cien por ciento (100%) de los saldos pendientes, dicha explotación se considerará reproducción no autorizada e infracción a la propiedad intelectual, activando las acciones judiciales y administrativas a que haya lugar.

7.4. Exclusión de Licencias Tipográficas, Ilustraciones de Terceros e Imágenes de Stock

La cesión de derechos sobre la composición gráfica entregada por la Agencia no ampara ni transfiere la titularidad sobre recursos tipográficos, software o activos visuales de terceros incorporados en el diseño:

  • Licencias de Fuentes Tipográficas (.TTF / .OTF): Las fuentes tipográficas utilizadas para la diagramación editorial y composición gráfica son licencias de software de propiedad de sus respectivas fundidoras (*Type Foundries*). La Agencia **no transfiere las licencias ni suministra los archivos ejecutables de las fuentes tipográficas**, debiendo el Cliente adquirir sus propias licencias de uso comercial directamente con los distribuidores autorizados.
  • Imágenes y Vectores de Catálogo (Stock Assets): Cuando la pieza gráfica incluya fotografías de banco de imágenes o ilustraciones de stock contratadas a través de licencias de terceros, la autorización de uso concedida al Cliente estará limitada al uso de la imagen incrustada dentro del Arte Final. Queda prohibido extraer, reutilizar o revender las imágenes de stock como archivos independientes.

7.5. Derecho de Exhibición Promocional y Portafolio por Parte de la Agencia

Salvo que conste por escrito un acuerdo de confidencialidad (NDA) estricto de carácter permanente o un Contrato de Cesión de Exclusividad Promocional cotizado adicionalmente, EMSO Creative Studio S.A.S. conserva el derecho perpetuo, gratuito y universal de exhibición promocional sobre las piezas creadas.

  • Facultades de Difusión en Portafolio: La Agencia estará plenamente facultada para publicar, exhibir y fotografiar las piezas gráficas, publicaciones editoriales, empaques y artículos de merchandising en su sitio web oficial, portafolios digitales (Behance, Dribbble), redes sociales corporativas, concursos de diseño y presentaciones comerciales.
  • Respeto a Lanzamientos Comerciales: Si el Cliente requiere que las piezas se mantengan en reserva hasta la fecha de un evento o lanzamiento al mercado, la Agencia postergará la exhibición en sus canales promocionales hasta la fecha notificada por escrito por el Cliente.

8. Mantenimiento de Archivos, Editables y Modificaciones Posteriores

8.1. Entrega de Archivos Finales para Imprenta (.PDF de Pre-prensa) vs. Archivos Editables Nativos (.AI, .PSD, .INDD)

Existe una distinción técnica y contractual fundamental entre los **Archivos de Salida para Imprenta** y los **Archivos Fuentes o Editables Nativos** de diseño:

  • Estándar de Entrega (Archivos de Salida): Salvo pacto en contrario, la obligación de la Agencia se satisface con la entrega de los archivos de salida de pre-prensa en formato **.PDF de Alta Resolución (PDF/X-1a o PDF/X-4)** con textos trazados a curvas, marcas de corte y sangrados, listos para enviar a máquina de imprenta o fabricante de merchandising.
  • Naturaleza de los Archivos Nativos Editables: Los archivos fuentes nativos (.AI - Adobe Illustrator, .INDD - Adobe InDesign, .PSD - Adobe Photoshop) contienen la estructura interna de trabajo, capas, hojas de estilo, retículas y know-how técnico de la Agencia. Dichos archivos nativos no se entienden incluidos en la tarifa estándar de diseño gráfico o merchandising.

8.2. Adquisición Exclusiva de Archivos Editables (Fees de Fuentes Nativas)

Si el Cliente requiere la entrega formal de los archivos fuentes editables nativos (.AI, .INDD, .PSD) para disponer de la libertad de realizar modificaciones autónomas en el futuro o delegarlas a terceros:

  • Cotización de Fee de Archivos Editables: La entrega de archivos nativos exigirá la adición de una **Tarifa de Cesión de Archivos Fuentes (Source Code / Native File Fee)**, equivalente a un recargo entre el **cincuenta por ciento (50%) y el cien por ciento (100%)** sobre el valor del honorario de diseño original de la pieza.
  • Exención de Soporte por Manipulación Externa: Entregados los archivos editables tras el pago de la tarifa correspondiente, la Agencia quedará plenamente exonerada de responsabilidad por errores de pre-prensa, desconfiguración de capas, fuentes faltantes o desalineación de diagramas causados por la manipulación posterior efectuada por el Cliente o terceras agencias.

8.3. Custodia, Resguardo y Almacenamiento de Archivos por la Agencia

La Agencia mantiene políticas internas de almacenamiento digital para el resguardo de los proyectos de sus clientes:

  • Período de Custodia Garantizada: La Agencia conservará un respaldo de seguridad (*backup*) de los archivos finales de pre-prensa durante un período de **seis (6) meses** contados a partir de la fecha de entrega del Arte Final.
  • Responsabilidad del Cliente sobre Backup Local: Es responsabilidad única y exclusiva del Cliente descargar, respaldar y custodiar los archivos entregados en sus propias unidades de almacenamiento local o nube corporativa.
  • Tarifa de Reposición de Archivos: Transcurridos treinta (30) días desde la entrega inicial, cualquier solicitud del Cliente para re-generar o re-enviar enlaces de descarga de archivos por pérdida o extravío local estará sujeta al pago de una **Tarifa Administrativa de Extracción y Reposición de Archivos**.

8.4. Modificaciones Post-entrega y Adaptación de Piezas a Nuevos Formatos

Cualquier solicitud de modificación, actualización de contenidos, cambio de precios, cambio de fechas o adaptación de dimensiones formulada por el Cliente con posterioridad a la aprobación del Arte Final (*OK to Print*) o cierre del proyecto:

  • Facturación de Modificaciones Post-cierre: Las modificaciones posteriores se cotizarán de forma independiente como un **Servicio de Ajuste / Re-diagramación**, aplicando la tarifa por hora de pre-prensa o la tarifa por pieza gráfica adicional de la Agencia.
  • Nuevas Versiones de Imprenta: La generación de nuevas versiones de pre-prensa para imprenta exigirá una nueva revisión por parte del Cliente y la emisión de un nuevo *OK to Print* bajo los términos de las Secciones 4 y 5.

9. Gestión de Producción de Merchandising e Impresión Física

9.1. Distinción entre Servicio de Diseño Gráfico y Gestión de Producción/Intermediación Comercial

Para efectos de claridad técnica, contable y jurídica, las partes reconocen la distinción entre la prestación de **Servicios de Diseño Gráfico / Pre-prensa Digital** y el servicio opcional de **Gestión de Producción, Impresión y Fabricación de Merchandising**.

  • Autonomía de los Servicios: La elaboración del diseño gráfico, maquetación o prototipado digital constituye un contrato de arrendamiento de servicios creativos. La contratación de la fabricación física, litografía, bordado o producción masiva de artículos promocionales (*merchandising*) constituye una relación comercial independiente regulada por las normas de compraventa o mandato comercial.
  • Modalidad de Mandato o Intermediación Comercial: Cuando el Cliente solicite a EMSO Creative Studio S.A.S. (en adelante, la "Agencia") la gestión y entrega final de piezas impresas o lotes físicos de merchandising, la Agencia actuará como gestora comercial e intermediaria frente a talleres, imprentas, fabricantes y proveedores industriales previamente auditados, cobrando el correspondiente margen de gestión e intermediación (*Management Fee*).
  • Facturación y Desglose: La propuesta comercial especificará de manera separada los valores correspondientes a los honorarios de diseño creativo y los costos directos de producción física, insumos, impuestos y fletes de transporte.

9.2. Cotización y Pago de Producción Física de Merchandising (100% Anticipado)

Debido a que la producción física de artículos promocionales (ej. camisetas, mugs, termos, bolígrafos, empaques, carpetas, papelería masiva) exige la compra inmediata de materias primas, la reserva de maquinaria industrial y el pago a proveedores externos:

  • Exigencia de Pago del 100% Anticipado de Producción: Salvo acuerdo escrito en contrario debidamente autorizado por la Dirección Financiera de la Agencia, toda orden de impresión física o fabricación de lotes de merchandising requerirá el pago del **cien por ciento (100%) del valor cotizado para la producción** antes de la orden de entrada a máquina o compra de insumos.
  • Inexistencia de Crédito para Terceros: La Agencia no otorgará líneas de crédito ni financiará la compra de insumos, materiales físicos o servicios de talleres externos con recursos propios. El incumplimiento o mora en el pago del valor de producción por parte del Cliente suspenderá automáticamente los plazos de entrega pactados con la fábrica.
  • Sensibilidad a Variaciones de Insumos: Los costos de materias primas para merchandising (papel, telas, plásticos, tintas, metales) están sujetos a fluctuaciones de mercado. Las cotizaciones de fabricación tendrán una validez de **cinco (5) días hábiles**. Vencido dicho plazo, si el Cliente no ha cancelado el 100% del valor de producción, la Agencia re-cotizará el lote con base en los costos actualizados del mercado.

9.3. Garantías de Calidad, Inspección de Materiales y Devoluciones por Defectos de Fábrica

La Agencia aplica protocolos de control de calidad sobre los lotes de merchandising impresos o fabricados bajo su gestión directa antes de la entrega final:

  • Período de Inspección y Notificación de Defectos: Tras la recepción física de los artículos de merchandising o material impreso, el Cliente dispondrá de un plazo máximo e improrrogable de **tres (3) días hábiles** para realizar la inspección de calidad, conteo de unidades y verificación de acabados.
  • Procedimiento de Reclamación por Defecto de Fábrica: Toda objeción o reclamación relacionada con defectos físicos de producción (ej. prendas rotas, costuras descosidas, estampados desprendidos, tazas fisuradas o errores de guillotinado fuera de la norma técnica) deberá notificarse por escrito acompañando registro fotográfico o en video detallado del lote afectado y del número de unidades defectuosas.
  • Condiciones para Reposición o Garantía:
    • La garantía cubrirá única y exclusivamente las unidades del lote que presenten defectos de fabricación comprobados que superen la tolerancia industrial del ±5% regulada en la Sección 6.5.
    • No aplicará garantía ni reposición sobre artículos dañados por maltrato, almacenamiento inadecuado en bodegas del Cliente (humedad, exposición solar), uso de productos químicos abrasivos, o manipulación por parte de terceros.
    • En caso de procedencia de la garantía, la Agencia gestionará con el taller o fabricante la reposición de las unidades defectuosas o la emisión de una nota crédito a favor del Cliente dentro de los plazos de manufactura del proveedor.

9.4. Logística, Envíos, Entregas Físicas y Riesgo de Transporte

La entrega física del material impreso o lotes de merchandising se regirá por las normas del transporte de mercancías del Código de Comercio Colombiano:

  • Punto de Entrega Estándar: Salvo que la propuesta comercial incluya explícitamente el costo de flete, logística o despacho nacional/internacional, las entregas se entenderán realizadas en las instalaciones de la Agencia o en las bodegas del fabricante en el Área Metropolitana del Valle de Aburrá.
  • Despachos por Empresas de Envíos y Transporte de Carga: Cuando el Cliente solicite el despacho de la mercancía a sedes nacionales o internacionales mediante empresas de mensajería especializada (ej. Servientrega, Coordinadora, TCC, DHL, FedEx):
    • Los costos de empaque especial, fletes, seguros de transporte, impuestos de importación o aranceles aduaneros serán asumidos en su totalidad por el Cliente.
    • **Transferencia del Riesgo de Transporte:** La responsabilidad de la Agencia sobre la integridad física de las mercancías cesa al momento de entregar las cajas o estibados a la empresa de transporte seleccionada. La mercancía viajará por cuenta y riesgo del Cliente.
    • En caso de pérdida, extravío, expoliación, demoras en carretera o averías causadas durante el transporte, el Cliente deberá tramitar la reclamación directamente ante la empresa transportadora con el amparo de la póliza de seguro de carga contratada.

10. Política de Cancelación, Suspensión por Inactividad del Cliente y Fuerza Mayor

10.1. Naturaleza No Reembolsable del Anticipo de Diseño

De conformidad con las normas mercantiles colombianas y la libertad contractual, el pago del anticipo (equivalente habitualmente al 50% o al valor estipulado en la cotización) cumple una función de reserva de agenda de los profesionales de la Agencia, separación de capacidad operativa y cobertura de los costos directos de la fase de investigación, conceptualización y maquetación inicial.

  • Carácter Definitivo e Irrevocable: El anticipo cancelado por el Cliente constituye un pago definitivo y **no reembolsable**.
  • Justificación de Gastos Operativos: Tras la confirmación del proyecto y el pago del anticipo, la Agencia bloquea horas en su calendario creativo, asigna diseñadores y maquetadores, y rechaza otras solicitudes comerciales. Por consiguiente, la cancelación o desistimiento unilateral por parte del Cliente no dará lugar a la devolución o restitución del anticipo en ninguna circunstancia.

10.2. Escala de Penalidades por Cancelación Unilateral por Parte del Cliente

Si el Cliente decide cancelar o rescindir unilateralmente el contrato de servicios de diseño gráfico, diagramación o merchandising de forma definitiva antes de la entrega final de las artes, la Agencia aplicará el siguiente esquema de penalidades contractuales:

  • Cancelación durante la Etapa 1 (Recepción de Briefing e Insumos) o Etapa 2 (Conceptualización y Bocetaje):
    • El Cliente perderá el cien por ciento (100%) del valor abonado por concepto de anticipo.
    • Quedará liberado del pago de los saldos restantes de diseño, salvo que existan compras de insumos físicos o muestras de merchandising no reembolsables ya ejecutadas.
  • Cancelación durante la Etapa 3 (Desarrollo de Piezas / Diagramación) o Etapa 4 (Pre-prensa y Pruebas de Color):
    • El Cliente perderá el cien por ciento (100%) del anticipo abonado.
    • Deberá cancelar a la Agencia el **cincuenta por ciento (50%) del saldo pendiente** de los honorarios de diseño por concepto de indemnización por horas de maquetación ejecutadas y reserva de agenda.
  • Cancelación en la Etapa 5 (Aprobación de Arte Final / Entrega) o con la Orden de Producción emitida:
    • El Cliente estará obligado a cancelar el **cien por ciento (100%) del valor total del proyecto contratado** (diseño y producción física si ya fue ordenada a fábrica).
    • La Agencia expedirá la facturación del saldo adeudado, constituyendo título ejecutivo de cobro exigible por la vía judicial.
  • Inexistencia de Entrega de Editables por Cancelación: Ocurrida la cancelación unilateral por parte del Cliente, la Agencia no entregará archivos vectoriales, PDFs de pre-prensa ni editables, quedando prohibido que el Cliente utilice o adapte los bocetos presentados durante el proyecto cancelado.

10.3. Cláusula de Suspensión por Inactividad o Abandono del Proyecto (Límite de 30 Días)

La omisión en la entrega de textos, la falta de envío de logotipos vectoriales, la demora en la selección de bocetos o el silencio administrativo paralizan la línea de diseño de la Agencia y bloquean la asignación de recursos creativos.

  • Configuración de la Inactividad: Un proyecto de diseño gráfico o merchandising entrará en estado de **Inactividad / Congelamiento Operativo** cuando el Cliente no emita respuesta, comentarios, aprobaciones o suministre insumos requeridos por un período superior a **quince (15) días calendario** continuos tras la presentación de un avance por parte de la Agencia.
  • Declaración de Abandono Definitivo: Si la falta de comunicación o inactividad del Cliente se extiende y alcanza los **treinta (30) días calendario** continuos sin justificación formal aceptada por la Agencia, el proyecto será declarado en **Abandono Definitivo**.
  • Efectos Jurídicos del Abandono:
    • El contrato quedará rescindido de pleno derecho por culpa imputable al Cliente.
    • Todos los valores abonados hasta la fecha serán retenidos por la Agencia en concepto de penalidad contractual.
    • La Agencia quedará liberada de la reserva de agenda y podrá reasignar a su personal creativo.
    • La Agencia no estará obligada a entregar ningún archivo de pre-prensa sobre el proyecto abandonado.

10.4. Tarifa de Reactivación de Proyectos Pausados

Si el Cliente solicita reanudar o desarchivar un proyecto que haya sido declarado en Inactividad o Abandono (con una pausa superior a 30 días calendario pero inferior a 90 días calendario):

  • Evaluación de Disponibilidad: La reactivación dependerá de la capacidad instalada y disponibilidad de agenda de la Agencia al momento de la solicitud.
  • Cobro de Tarifa de Reactivación (Reactivation Fee): Para desbloquear el proyecto y programarlo nuevamente en la cola de trabajo, el Cliente deberá cancelar una **Tarifa de Reactivación**, equivalente al **veinte por ciento (20%) del valor total del contrato original**, sumado al reajuste de tarifas si los precios de la Agencia o del fabricante de merchandising hubiesen variado.
  • Límite Máximo de Pausa: Transcurridos más de **noventa (90) días calendario** de inactividad continua, el proyecto quedará extinguido de forma irrecuperable sin posibilidad de reactivación. Cualquier intención posterior exigirá la contratación de un proyecto totalmente nuevo.

10.5. Caso Fortuito, Fuerza Mayor e Incumplimiento Contractual

De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 64 del Código Civil Colombiano (subrogado por la Ley 95 de 1890), se entiende por **Fuerza Mayor o Caso Fortuito** el imprevisto a que no es posible resistir, tales como desastres naturales, emergencias sanitarias decretadas por el Gobierno, conmoción civil, desabastecimiento nacional de papel/materias primas, o fallas catastróficas e imprevisibles en las redes de energía o servidores globales de diseño:

  • Exoneración de Responsabilidad por Mora Temporal: Ninguna de las partes será sancionada ni considerada en incumplimiento si la entrega de archivos de pre-prensa, pruebas de color o tirajes de merchandising se retrasa como consecuencia directa de un evento de Fuerza Mayor o Caso Fortuito debidamente acreditado.
  • Suspensión Transitoria de Plazos: Notificado el evento exógeno dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su ocurrencia, las obligaciones contractuales se suspenderán temporalmente. Restablecidas las condiciones normales, las partes acordarán un nuevo cronograma de entregas sin cobro de penalidades ni tarifas de reactivación.
  • Liquidación por Imposibilidad Prolongada: Si el evento de Fuerza Mayor perdura por más de sesenta (60) días calendario continuos haciendo imposible la conclusión o fabricación del proyecto, cualquiera de las partes podrá dar por terminado el contrato. En este caso, la Agencia liquidará los costos de diseño ejecutados hasta la fecha y devolverá al Cliente los saldos no comprometidos de la producción física.
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